首先公司应该建立有如何处理顾客投诉的文件,并规定主管部门
应该包括的事项:
1.主管部门或者联络窗口确认是否属于本公司的问题,必要时可以到顾客处进行确认,也可以要求顾客提供相关信息,包括照片等
2.1 不属于本公司的问题,主管部门或者联络窗口需要向顾客解析
2.2 属于本公司的问题,主管部门立即召集相关部门会议讨论:
a 临时措施--对于有问题的产品或服务如何处置:赔偿、召回、维修、换货等
b 安排进行原因分析:谁、何时、做什么、怎么做等
* 应规定2.1和2.2的完成时间限制,一般不超过48小时
3. 执行会议决定的事项,主管部门管理进度并汇总管理
4.原因确定后,主管部门召集相关部门会议讨论:
a 如果是单品或者偶然事件,如何处理
b 如果分析结果表明以前的产品或服务也有该问题,需要根据问题的轻重确定是否通知其他顾客、进行返修、增加维修备件、全部召回等
c 改善效果跟踪管理
* 需要明确每个事项的责任人员以及完成时间
5.主管部门对于会议决议的执行情况跟踪管理,出具事故处理报告,必要时反馈给顾客
6.其他关联事项:
a 回访确定顾客对于售后服务的满意度,不满时需要执行改善计划
b 该问题是否需要反馈到新产品设计或者以后的生产中,如果需要,跟踪管理效果
c 做顾客满意度调查的计划与报告时应该对该事项进行确认